E-postalarınızı nasıl yönetiyorsunuz?

E-postalarınızı nasıl yönetiyorsunuz? " Gelen kutusu sıfır " türünden bir insan mısınız, yoksa binlercesini okunmamış mı bırakıyorsunuz?

Information Research dergisinde yayınlanan yeni çalışmamız, tüm e-postalarınızı gelen kutusunda bırakmanın muhtemelen kişisel kayıt yönetiminizden memnun kalmamanıza yol açacağını öne sürüyor.

Keşif amaçlı bir ankette katılımcılara faturalar, çevrimiçi abonelikler ve benzeri öğeler gibi kişisel kayıtlarıyla nasıl ilgilendiklerini sorduk. Bunların çoğu e-postayla geliyor .

Katılımcıların çoğunun elektronik kayıtlarını e-postalarında bıraktığını gördük. Faturalar ve diğer belgeler gibi öğelerin yalnızca yarısı bilgisayarları veya bulut gibi başka konumlara kaydedildi. Ancak düzensiz bir gelen kutusu, faturaların kaybolması ve önemli yazışmaların takibinin kaybedilmesi gibi sorunlara da yol açtı.

E-postalarınızın izini kaybetme riski

Faturaları, sigorta yenilemelerini ve diğer ev belgelerini e-postayla almak zamandan ve paradan tasarruf sağlar ve gereksiz kağıt kullanımını azaltır.

Ancak elektronik kayıtlarınızı takip etmemeniz halinde riskler söz konusudur. Araştırmamızdaki katılımcılar, araç ruhsatının süresi dolmuş olması , istenmeyen aboneliklerin iptal edilememesi ve makbuzları bulmanın çok zor olması nedeniyle vergi kesintilerinin gözden kaçırılması gibi sorunları bildirdiler.

Bu, geç para cezalarının ve diğer e-posta gözetimlerinin insanlara her yıl yüzlerce dolara mal olabileceğini gösteriyor.

Finansal maliyetlere ek olarak araştırmalar, elektronik kayıtların sınıflandırılmaması ve yönetilmemesinin, vergi zamanında veya kredi başvuruları gibi diğer riskli durumlarda ihtiyaç duyulan bilgilerin bir araya getirilmesini daha da zorlaştırdığını öne sürüyor.

Ne bulduk?

Kişisel elektronik kayıt yönetimi konusunda 300'den fazla farklı katılımcıyla anket yaptık. Bunların çoğu Avustralya'dandı ancak Birleşik Krallık, Amerika Birleşik Devletleri, İsviçre, Portekiz ve diğer ülkelerden de yanıtlar aldık.

Ankete katılanların üçte ikisi e-postalarını faturalar, makbuzlar, abonelikler ve daha fazlası gibi kişisel kayıtları yönetmek için kullandı. Bunlardan, katılımcıların e-postalarıyla ilgilendikten sonra yaklaşık yarısının e-postaları klasörler halinde sıraladığını, diğer yarısının ise her şeyi gelen kutusunda bıraktığını gördük.

Çoğu, iş yeri e-postalarını klasörler halinde sıralarken, kişisel e-postalarını aynı şekilde sıralama olasılıkları çok daha düşüktü.

Sonuçlar aynı zamanda tüm e-postalarını gelen kutusuna bırakan katılımcıların yalnızca yarısının (%52) kayıt yönetiminden memnun olduğunu gösterirken, e-postalarını klasörler halinde sıralayan katılımcıların %71'i kayıt yönetiminden memnun kaldı.

Evraklarını bulutta (Google Drive, iCloud, Dropbox ve benzeri) saklayan katılımcıların %83'ü ev kayıtlarının yönetiminden memnun olduklarını bildirdi.

Çalışma keşif amaçlıydı, bu nedenle bulgularımızın daha evrensel olarak geçerli olup olmadığını görmek için daha fazla araştırmaya ihtiyaç duyulacak. Ancak istatistiksel analizimiz, daha tatmin edici sonuçlar veren ve kaçınılması daha iyi olabilecek uygulamaları ortaya çıkardı.

Yalnızca gelen kutusu yaklaşımında ne yanlış gidebilir?

Yanıtlara dayanarak, tüm e-postalarınızın gelen kutusunda bırakılmasıyla ilgili üç ana sorun belirledik.

Birincisi, kullanıcılar yapılması gereken görevlerin takibini kaybedebilirler. Örneğin ödenmesi gereken bir fatura fark edilmeden diğer e-postaların arasında boğulabilir.

İkincisi, e-postaları yeniden bulmak için aramaya güvenmek, tam olarak ne aradığınızı bilmeniz gerektiği anlamına gelir. Örneğin, vergi döneminde hayır kurumu bağış makbuzlarını aramak, ne aranacağının yanı sıra makbuzu içeren e-postadaki tam ifadenin hatırlanmasına bağlıdır.

Üçüncüsü, birçok fatura ve bildirim e-postalara ek olarak değil, köprü olarak gönderilir . Bankanızı veya başka bir hizmet sağlayıcınızı değiştirirseniz bu köprülere daha sonraki bir tarihte erişilemeyebilir. Eski bir işverenin eksik maaş bordrolarına erişememek, Robodebt skandalı veya Avustralya Vergi Dairesi'nin eski borçları yeniden canlandırdığı son vakanın gösterdiği gibi sorunlara da neden olabilir.

Daha iyi kayıt yönetimi için 4 ipucu

Katılımcılara kişisel kayıtlarını saklamak için tercih ettikleri bir yer belirtmelerini istediğimizde, mevcut davranışlarından daha organize bir format seçme eğiliminde oldular. İdeal olarak, yanıtlayanların yalnızca %8'i e-posta gelen kutusundaki her şeyi sıralanmamış halde bırakacaktır.

Bulgularımız, elektronik kayıtlarınızın üstesinden gelmenize ve stresi veya mali kayıpları önlemenize yardımcı olabilecek bir dizi uygulama önermektedir:

• E-postanızı kategori klasörlerine ayırın veya kayıtları buluttaki veya bilgisayardaki klasörlere kaydedin

• Elektrik faturaları ve tüm maaş bordrolarınız gibi e-postalara eklenmeyen veya size gönderilmeyen belgeleri indirin

• önemli yenilemeleri takviminize hatırlatıcı olarak ekleyin ve

• Önemsiz postaları silin ve abonelikten çıkın, böylece gelen kutunuz bir yapılacaklar listesine dönüştürülebilir.

Matt Balogh

Adjunct Lecturer, University of New England